Virtuaalse ürituse jaoks optimaalse platvormi valimisel tuleb arvesse võtta mitmeid punkte. Kui te korraldate üritust, peate valima platvormi, mis võimaldab teil ja teie külastajatel suhelda reaalajas. Oleme kogunud viis sammu, et valida virtuaalsete ürituste jaoks optimaalne platvorm, mis tagab katkematu töö teie järgmise ürituse läbiviimisel ja reklaamimisel.
Kõigepealt küsige enne alustamist endalt: "Miks mul seda vaja on?" Mida soovite selle konkreetse virtuaalse ürituse abil saavutada? Pakkuda platvormi virtuaalseks suhtlemiseks, et osalejad saaksid omavahel hõlpsasti suhelda? Teha silmapaistev virtuaalne näitus, et ühendada ettevõte klientidega? Või äkki on teil vaja teha põnevat konverentsi, kus on palju meelelahutust? Sõltumata sellest, millist tüüpi üritust te korraldate, alustage eesmärgist. Sellest saab teie pidev meeldetuletus, millises suunas te peate igas korraldustapis liikuma.
Kui peamine eesmärk on selge ja te juba teate, mida vajate, siis järgmises etapis mõelge kuulajate peale. Kui paljud neist tulevad üritusele? Kes on need inimesed ja millised tegevused neile meeldivad? Isegi väike auditooriumi uuring annab teile hea ülevaate kõigest, mis on seotud ürituse platvormi, korraldustaseme või üritusel toimuva tegevusega.
Määrake kindlaks, kui palju olete valmis platvormile kulutama, ja veenduge, et see vastab teie ürituse rahalistele piirangutele. Erinevad platvormid pakuvad erinevaid hinnastruktuure, seega aitab teie eelarve teadmine kitsendada teie valikuid.
Pärast eesmärgi määratlemist ja publiku tundmaõppimist panite kokku parima ettekujutuse, millised nõuded ja ootused teie ees seisavad. Nüüd peate mõistma, milliseid funktsioone võib teie ürituse jaoks vaja minna. Koostage nimekiri 4-6 platvormist, mida te kaalute, ja nende pakutavatest võimalustest.
Vajadused on iga ürituse puhul erinevad. Näiteks tervishoiukonverentsil osalemine erineb partnerite konverentsil osalemisest. Võtke seda arvesse, kui otsite teie jaoks parimat virtuaalset ürituste platvormi. Oluline on ürituse tüüp, mida korraldate ja omaduste valik lähtub teie korraldatava ürituse tüübist.
Milliseid funktsioone peaksite virtuaalse konverentsiplatvormi võrdlemisel silmas pidama? Mõned funktsioonid on iga ürituse puhul kriitilise tähtsusega. Teised sõltuvad konkreetsest tüübist ja eesmärgist. Siin on mõned hädavajalikud virtuaalse ürituse platvormi funktsioonid, mis peaksid alati olemas olema:
Oluline samm virtuaalsete ürituste platvormi valimisel on vestlus oma kolleegiga. Vaatamata sellele, et enamik ettevõtteid teeb kõik endast oleneva, et funktsionaalsus oleks arusaadav ja mugav, ärge jätke kasutamata võimalust tutvuda demoversiooniga, et uurida toote võimalusi, mida kavatsete kasutada. Näiteks OnlineExpos pakume isegi tasuta konsultatsioone, et toetada teid esimeste virtuaalsete ürituste loomisel, tagades suure kasutusmugavuse. See võimalus on saadaval nii meie platvormi algajaile kui ka püsiklientidele, kes võivad abi vajada. Konsultatsiooni saate tellida vaid mõne kliki eest.
Kontrollige, kas platvorm pakub igakülgset tuge inimeselt inimesele või AI-boti abil, sealhulgas koolitusressursse, live-chatti ja spetsiaalseid tugimeeskondi. Tugev klienditugi võib olla sündmuse ajal kriitilise tähtsusega, et lahendada kõik probleemid kiiresti.
Veenduge, et platvorm saab hakkama teie eeldatava publikumiga ja suudab vajaduse korral laieneda. Paindlikkus on võtmetähtsusega, et tulla toime muudatustega teie ürituse mahus või suuruses. Näiteks OnlineExpo.com puhul on oluline võimalus lisada või eemaldada funktsioone vastavalt ürituse jooksvatele vajadustele. Selline kohanemisvõime võimaldab teil teha kohandusi ka siis, kui planeerimise ja läbiviimise käigus tekivad uued ideed või nõuded. Skaleeritav ja paindlik platvorm tagab, et teie üritus saab sujuvalt kasvada või kahaneda, pakkudes teie erivajadustele kohandatud kogemust.
Veenduge, et platvorm saab integreeruda teiste teie kasutatavate vahenditega, et ühtlustada ürituse haldamist ja järelmeetmete võtmist. Näiteks on oluline integratsioon selliste vahenditega nagu Slido publiku kaasamiseks, Vimeo kvaliteetse video voogedastuse jaoks ja muude olemasolevate tellimuste jaoks. See, et teil on juba teatud vahendite tellimused, ei tähenda, et te ei saa neid kasutada. OnlineExpo.com suudab peaaegu kõik need vahendid oma platvormi integreerida, mis võimaldab teil maksimeerida oma olemasolevate tellimuste väärtust, luues samal ajal tõrgeteta ja tõhusa ürituste kogemuse. See võime tagab, et teie üritus kulgeb sujuvalt ja kasutab parimaid olemasolevaid vahendeid suhtlemiseks, sisu edastamiseks ja osalejate haldamiseks.
Veenduge, et platvorm vastab asjakohastele andmekaitse-eeskirjadele ja et sellel on tundliku teabe kaitsmiseks jõulised turvameetmed.
Palju õnne! Olete jõudnud finišisse ja olete peaaegu valmis õige valiku tegemiseks. Jäänud on viimane puudutus - veenduda, et platvorm, mille kasuks te otsustasite, mitte ainult ei näe välja ja tundub hea, vaid ka töötab samamoodi. Selleks jätke oma ajakavasse tund või kaks, et seda testida. Loo testüritus, mis on väga sarnane sellele, mida plaanid reaalselt korraldada. Proovige kõiki funktsioone, mida kavatsete kasutada. Ja muidugi ärge unustage kõigi huvitatud osapoolte seadmete ühendamist ja katsetamist platvormil.
Mõnikord võib isegi selline esmapilgul lihtne ülesanne nagu virtuaalsete ürituste platvormi valimine nõuda erilist lähenemist ja võtta palju aega. Kuid õiget plaani järgides olete lõpuks rõõmus tulemuse ja tagasiside üle, mille saate.
OnlineExpo spetsialistid aitavad teil korraldada ja edukalt läbi viia online, offline või hübriidüritust mis tahes arvu osalejatega.
Broneerige tasuta konsultatsioon kohe!
