Ärge kartke sõna "hübriid". Miks see on strateegia, mitte sündmuse tüüp

Üritustööstuse pidevalt arenevas maastikus on "hübriidürituste" kontseptsioon muutunud kuumaks teemaks. Hiljutised uuringud näitavad siiski, et osalejate huvi hübriidürituste vastu väheneb ja paljud ürituste korraldajad tunnistavad, et neil puudub selge hübriidürituste strateegia. Milles siis probleem seisneb ja kuidas seda lahendada? Sukeldume sellesse.

Hübriidsündmuste väärarusaam

Mõiste "hübriid" on ürituste valdkonnas laialdaselt valesti mõistetud. Paljud korraldajad lähenesid sellele kui virtuaalsete ja personaalsete komponentide samaaegsele pakkumisele. Selline lähenemine ei vasta aga sageli osalejate ja eksponentide erinevatele eesmärkidele.

Hübriid on strateegia, mitte ürituse tüüp

Peamine järeldus on järgmine: hübriid ei ole ürituse tüüp, vaid strateegia. Kõige tõhusam hübriidstrateegia on kõikehõlmav, kus korraldajad kasutavad erinevaid kanaleid, et kaasata osalejaid erinevalt kogu nende teekonna jooksul.

Sündmuse edusahvli mõistmine

Eduka hübriidstrateegia väljatöötamiseks tuleb mõista ürituse edusahvlit:

1. Üritussunneli ülemine osa: Virtuaalsed üritused paistavad silma sellega, et nad toetavad "top-of-funnel" tegevusi, nagu näiteks brändi tuntuse parandamine ja kaasamise loomine. Nad võimaldavad eksponentidel, kõnelejatel või sponsoritel jõuda suurema publikuni ja võimaldada külastajatel osaleda igal pool ja igal ajal.
2. Funneli alumine osa: Isiklikud üritused on väga olulised selliste eesmärkide saavutamiseks, nagu võrgustike loomine, suhete tugevdamine ja silmast-silma suhtlemine. Neid tegevusi on keeruline korrata virtuaalses keskkonnas.

Hübriidstrateegia väljatöötamine

Järgnevalt on kirjeldatud, kuidas te saate oma hübriidstrateegiat käsitleda:

1. Virtuaalsed üritused: Kasutage neid top-of-funnel-tegevuste jaoks. Keskenduge eksponentide teadlikkuse tõstmisele ja külastajate tutvustamisele trendide ja uuendustega. Kasutage sponsoreeritud sisu, et muuta osalejad juhtideks.
2. Isiklikud üritused: Reserveerige need kanalite alumisteks tegevusteks, eelkõige võrgustike loomiseks. Looge ainulaadseid isiklikke kogemusi, et muuta virtuaalsed kontaktid näost-näkku kohtumisteks.
3. Andmehaldus: Investeerige tehnoloogiasse, mis suudab rakendada kõikvõimalikku strateegiat ja pakkuda õigeaegseid andmeid kõigi osalejate ja eksponentide teekonna aspektide kohta. See hoiab ära killustatud kliendikogemuse ja aitab õigustada ROI-d näitlejatele ja sponsoritele.
4. Isikupärastamine: Kasutage igal üritusel kogutud andmeid, et luua personaliseeritud kogemusi, anda soovitusi ja taaskasutada sisu tõhusalt.
5. Kvaliteet üle kvantiteedi: Isiklike ürituste puhul keskenduge kvaliteetse suhtluse hõlbustamisele. Investeerige tehnoloogiasse, mis võimaldab eelnevalt planeeritud kohtumisi huvide alusel.

Paljud ürituste spetsialistid ei kasuta enam sõna "hübriid" oma ürituste kirjeldamiseks, olenemata sellest, kas nad korraldavad konverentsi, korraldavad näitust või muud liiki üritust. Üldine arusaam on, et hübriidüritused on liiga keerulised ja nõuavad kahekordset eelarvet, kahekordset aega ja muidugi kahekordset tööd.

Hübriidsündmused võivad olla küsitavad, sest väidetavalt peavad ürituste korraldajad looma täpselt sama kogemuse mõlemale publikule. Kuid kui vaadata, kuidas on külastajate ootused viimastel aastatel muutunud, selgub, et inimesed ootavad nüüd igalt ürituse vormilt erinevaid kogemusi. Samal ajal vajavad inimesed endiselt ka paindlikkust, et valida, kuidas nad üritustel osaledes sisu tarbivad ja suhtlevad.

Hübriidüritused on arenenud alates algusaegadest, mil esimesed näost-näkku seansid lihtsalt striimiti virtuaalsele publikule. Ootused üritusel osalejate suhtes kasvavad iga aastaga ning ürituste korraldajatel on ilma virtuaalse suhtlemise või võrgustike loomise võimaluseta üha raskem virtuaalseid osalejaid ligi meelitada ja hoida.

Lisaks sellele on hübriidüritusi tänapäeval väga erinevaid, erineva kaasamise ja aktiveerimise tasemega ning see on tõeline hübriidstrateegia. Enamik spetsialiste kasutab juba praegu üritustehnoloogiat, et ühendada osalejaid võrgustike loomise kaudu, kaasata osalejaid mängulisuse kaudu ja teha istungid kättesaadavaks otseülekandeks või tellitavaks vaatamiseks. Meeldib see teile või mitte, kuid need digitaalsed elemendid muudavad teie näost-näkku ürituse hübriidürituseks.

Selle asemel, et karta hübriidüritusi, võtke omaks mõte, et virtuaalsed elemendid muudavad isiklikud üritused paremaks. Võite teha, mida iganes soovite - hübriidürituste mängus ei ole reegleid.

Vaatame, millised on digitaalsete elementide lisamise eelised teie personaalsetele üritustele, samuti mõned lihtsad ürituste strateegiad, mida saate rakendada, ja räägime sellest, kuidas üritustehnoloogia annab teile paindlikkuse, et luua osalejatele kaasahaarav kogemus.

Isiklikele üritustele digitaalsete elementide lisamise eelised

Ürituste korraldajad võivad olla edukad, kui nad lisavad oma isiklike ürituste juurde digitaalseid komponente, alates teavitustegevuse laiendamisest ja osalejate kogemuse parandamisest kuni üksikasjaliku ülevaate saamiseni, mis kinnitab sponsorite investeeringu tasuvust.

Mõned peamised eelised digitaalsete komponentide lisamisest isiklike ürituste juurde:

• Sihtotstarbeline võrgustikutöö: Suurtel näost-näkku üritustel võib olla raske leida õigeid osalejaid ja sponsoreid ning nendega ühendust võtta. Kuid kui kasutate registreerimisrakendust, saate paremini personaliseerida osalejate kogemust, rühmitades neid nende jaoks kõige olulisemate tegurite, näiteks tööstusharu, huvide või ametinimetuse järgi. Selle asemel, et kerida läbi tohutu nimede nimekirja, saavad osalejad filtrite abil hõlpsasti leida vajaliku teabe, olenemata sellest, kas nad osalevad üritusel isiklikult või liituvad kodust.
• Märkimisväärsed sponsorlused: Korraldajad otsivad alati unikaalseid ideid, mis lähevad kaugemale tavapärastest sponsorluspakettidest. Virtuaalsete elementide lisamine avab sponsoritele võimaluse kasutada virtuaalsete ja isiklike osalejate ühendatud kogemust, et maksimeerida investeeringu tasuvust. Lisaks füüsilisele kohale teie üritusel võivad sponsorid nüüd omada virtuaalset stendi või sponsoreerida mis tahes liiki digitaalset aktiveerimist. Müüjad võivad saada mänguülesande, sessiooni või sotsiaalse seina (sotsiaalne sein on interaktiivne ala (veebilehe osa, ekraan üritusel jne), mis kuvab kasutajate loodud sisu kõige populaarsematest sotsiaalvõrgustikest, mis on seotud brändiga, reaalajas ettevõtetes, kasutades hashtag'e, tekste ja geograafilist asukohta) sponsoriteks. Te võite kasutada teavitusi ka selleks, et julgustada vaatajaid külastama sponsori stendi, sponsoriseanssi või vestlema tegevjuhiga küsimuste ja vastuste sessiooni ajal - võimalused on lõputud.
• Suurem paindlikkus ja suurem haare: Kuna me pöördume tagasi näost-näkku kohtumiste juurde, säästavad osalejad oma aega rohkem kui kunagi varem. Virtuaalsed elemendid võimaldavad osalejatel teie üritusel osaleda ja seda teha ükskõik kust. Samuti saate teha kõik istungid nõudmisel kättesaadavaks. Need istungid ei aita teil mitte ainult arendada oma aastaringset sisustrateegiat, vaid võimaldavad osalejatel ka kogu sisuga tutvuda, ilma et nad peaksid ürituse ajal kiiresti suurest hulgast istungitest valima.
• Parem suhtlus ja ideede jagamine: Üritustehnoloogiate kasutamine osalejate kaasamiseks vestluse, küsitluste ja küsimuste ja vastuste abil parandab virtuaalsete ja näost-näkku osalejate vahelist suhtlemist, samuti annab osalejatele võimaluse rääkida, kui nad ei tunne end avalikus kohas mugavalt. Kui korraldate ürituse sessioone mobiilirakendust kasutades, saavad osalejad esitada küsimusi ja suhelda teistega otseülekandes või kodus istudes. Ürituse korraldajana saate olulisi osalejate andmeid, näiteks iga sessiooni kohta esitatud küsimuste tüübid, vestlusprotokollid, küsitluste vastused ja kõige populaarsemad sessioonid.

Kuidas isikliku ürituse saab muuta hübriidürituseks ilma suurema vaevata

Hübriidse kogemuse loomine ei pea olema keeruline ülesanne, eriti kui kasutate juba olemasolevaid vahendeid. Tõenäoliselt kasutate juba ürituse mobiilirakendust selliste põhiliste asjade jaoks nagu ürituse programm, üritusele jõudmine ja esinejate nimekiri. Saate hõlpsasti lisada digitaalsed elemendid, ilma et peaksite investeerima uude tehnoloogiasse või palkama lisapersonali.

Näiteks vestluse, küsitluste ja küsimuste ja vastuste lisamine igasse sessiooni võimaldab osalejatel üritusel hõlpsasti osaleda ja teha koostööd kõigi osalejatega. Lisaks publiku ulatuse suurendamisele suurendab see paindlikkust, võimaldades osalejatel osaleda küsitluses või jätta kommentaare oma hotellitoast või saalis ringi liikudes.

Kui soovite anda oma üritustele hübriidse tunnetuse, on istungite salvestamine suurepärane võimalus selleks. Selleks ei pea kulutama palju raha ega palkama produktsioonifirmat, eriti kuna eelarved on praegu kitsad. Seadke lihtsalt istungi salvestuskaamera ruumis üles ja laadige salvestus üles ürituse rakendusse. See on kasulik nii näost näkku kui ka virtuaalselt osalejatele, võimaldades neil eelistada otseülekandeid, kuid samas on võimalik ülejäänud osa nõudmisel vaadata, ilma et nad jääksid ilma väärtuslikust sisust.

Kuidas võimaldab ürituste platvorm spetsialistidel luua osalejatele paindlikke kogemusi?

Engagement Hub: Omnikanalite lahendus

Kaaluge engagement hubi rakendamist - üks platvorm, kus inimesed saavad uurida kõiki kogukonna üritusi. Selline lähenemisviis tagab kliendi sujuvama teekonna läbi erinevate sündmuste kanalite kogu aasta jooksul, mille tulemuseks on rohkem andmeid, kaasamist ja rahaks muutmise võimalusi.

Kui mõtlete tulevikuüritustele, ärge jääge kinni sõnast "hübriid". Selle asemel mõelge digitaalsete tegevuste peale, mis muudavad teie ürituse paindlikumaks, kättesaadavamaks ja sisukamaks, ning kaaluge hoolikalt, kuidas neid oma ürituse kujundusse põimida.

Tervikliku ürituste platvormi kasutamise ilu seisneb selles, et teil on paindlik võimalus kujundada üritusi nii, et need teeniksid kõige paremini teie isiklikku ja virtuaalset publikut. OnlineExpo abil saavad ürituste korraldajad:

• Pakkuda liikmetele paindlikkust. Osalejad saavad üritusel osaleda ükskõik kust. Isegi kui liige on kohapeal, saab ta sisu vaadata oma hotellitoast või mis tahes muust kohast.
• Koguda üksikasjalikke külastajate andmeid, et isikupärastada ürituse sisu, tugevdada sidemeid ja näidata sponsoritele investeeringu tasuvust.
• Edastage otseülekannet virtuaalsele publikule ja tehke istungid nõudmisel kättesaadavaks.
• Tooge kokku näost näkku ja kaugemalt pärit publikut suhtlemiseks ja koostööks.
• Muutke ürituse formaate silmapilguga.

Ürituste korraldajatel peab olema palju kogemusi, et planeerida ja korraldada kogu üritust algusest lõpuni, olenemata formaadist. Kuid mõnikord vajavad isegi kogenud inimesed abilist. Taotlege juba täna tasuta demo, et näha, kuidas OnlineExpo aitab teil planeerida ja hallata oma üritusi, olgu need siis personaalsed, virtuaalsed või hübriidüritused.

Edasi liikumine

Ürituste tulevikku liikudes pidage meeles, et eesmärk ei ole rahuldada kõiki eesmärke iga kokkupuutepunktiga, vaid rahuldada üks eesmärk igas kokkupuutepunktis. Alustage oma peamise sihtrühma eesmärkidest ja looge erinevaid suhtlusvõimalusi, mis vastavad nendele eesmärkidele.

Küsige pidevalt status quo'd, küsides:

• Milline on üritusest osavõtjate tegelik väärtuspakkumine virtuaalsetel ja isiklike ürituste puhul?
• Kuidas saab strateegia edasiseks määratlemiseks kasutada esimese osapoole andmeid?

Keskendudes sellele, mis teie üritusi tõeliselt eristab ja samal ajal täidab sidusrühmade eesmärke, olete 2022. aastal ja edaspidi edukaks hübriidstrateegia elluviimiseks heal järjel.

Pidage meeles, et hübriidajastu ürituste edu saavutamine ei seisne mitte selles, et valida virtuaalse või isikliku ürituse vahel, vaid mõlema strateegilises ühendamises, et luua ühtne ja väärtuslik kogemus kõigile sidusrühmadele.

Soovitan ka lugeda:

Isiklikud üritused: Näited, näpunäited, nipid ja parimad tavad

Lisateave ürituste platvormi OnlineExpo võimaluste kohta