Kui alustate planeerimisprotsessi, peate mõistma oma spordiürituse põhieesmärki, et saaksite planeerimisprotsessi jaotada juhitavateks etappideks. Protsessi sukeldudes peate vastama järgmistele küsimustele:
Mida rohkem vastate nendele küsimustele, seda paremini saate oma üritust planeerida. Seejärel saate jätkata järgmiste põhietappidega:
1. Määrake kindlaks ürituse eeldatav külastatavus ja vajalik töötajate arv
Ükski üritus ei saa toimida ilma vajaliku arvu töötajateta ja vabatahtliketa. Suurte spordiürituste üks peamisi probleeme on see, et need toimuvad mitmes kohas või marsruudil, ja see võib olla problemaatiline, sest iga koha korraldamiseks ja haldamiseks tuleb kaasata suur hulk töötajaid ja vabatahtlikke.
Olge teadlik, et lisaks osalejatele endile on ka palju fänne, nii et isegi väiksemaid üritusi võib kiiresti keeruliseks muutuda. Siinkohal mängib olulist rolli uurimistöö. Võtke aega, et vaadata läbi varasemad üritused, et hinnata oodatavat osavõttu ja tagada, et teil on piisavalt suur meeskond, et üritust tõhusalt juhtida.
Kui teil on selge ettekujutus sellest, kui palju töötajaid ja vabatahtlikke vajate, alustage värbamisprotsessi. Alustage vabatahtlike registreerimise veebilehe ja registreerimisvormi reklaamimisega oma veebisaidil või ürituste platvormil ja sotsiaalsetes kanalites, et meelitada vabatahtlikke üritusele. Teie ürituse lehekülg ei paku mitte ainult keskset kohta vabatahtlikuks registreerimiseks, vaid võimaldab kõigil huvilistel ka arutelude sektsioonis postitada või teile otse kirjutada. Inimestel tekib küsimusi ja te saate neile lihtsalt ja avalikult vastata.
2. Kindlustage toimumiskoht
Enne kui teil ei ole kindlaks määratud toimumiskohta või -paika, ei saa te oma planeerimisega edasi liikuda, seega veenduge, et see on teie korraldamise puhul teie nimekirja tipus. Tuleb arvestada mitmete praktiliste punktidega. Sõltuvalt spordialast, mida te harrastate, võib teie piirkonnas asuvate võistluspaikade arv olla piiratud. Näiteks võib olla ainult üks või kaks võimlemisklubi, kus on vabu kohti. Seevastu kui te korraldate jalgpalliturniiri, võib olla suur hulk väljakuid, mille vahel valida.
Transport on sageli üks kõige raskemini korraldatavaid küsimusi, nii et kui ürituse peamine toimumiskoht on kindlaks määratud, peate mõtlema, kuidas inimesed teie üritusele ja sealt tagasi pääsevad, samuti kuidas nad vastaval päeval kohapeal (-kohtadel) liiguvad . Kas peate näiteks taotlema kohalikelt ametiasutustelt luba mingi piirkonna blokeerimiseks? Selleks, et saada vajalikud load enne ürituse toimumist, peate mõtlema ettepoole.
3. Lihtsustada piletimüüki ja registreerimist
Klientide jaoks ei ole midagi pettumust tekitavamat kui keeruline ostuprotsess. Seepärast on oluline investeerida mugavasse ja lihtsasse piletimüügivahendisse, et lihtsustada kogu protsessi. Kliendid peaksid saama pileteid osta otse teie veebisaidilt ning võiksite kaaluda ka ürituse pileti kättesaadavaks tegemist ka teie sotsiaalmeediakanalite kaudu.
Kui tegemist on sportlaste registreerimisega, peate registreerimisprotsessi lihtsana hoidma. Suurepärane võimalus on veebipõhine registreerimisvorm teie veebisaidil. Seejärel hoidke osalejatega regulaarselt ühendust, et hoida neid kursis kõigega, mis eelneb suurele päevale.
4. Võtke ohutust tõsiselt
Medalite, finišiaegade ja auhindadega seotud spordiüritused toovad sageli kokku maailma kõige konkurentsivõimelisemad sportlased. Olenemata sellest, kas nad on kogenud sportlased või soovivad lihtsalt koguda raha oma valitud heategevuseks, ei ole haruldane, et osalejad panevad oma keha piiridesse.
Veenduge, et kohapeal on olemas nõuetekohane meditsiinipersonal, kes saab hoolitseda mängijate või toetajate väiksemate vigastuste eest. Veenduge, et teil on olemas kõik vajalik, et osalejaid vajaduse korral aidata, alates vabatahtlikest esmaabiandjatest kuni regulaarsete veekogumiskohtadeni.
Kasutage vabatahtlikke ja ürituse töötajaid parimal võimalikul viisil, kaasates neid appi. Kasutades ürituse haldamise tarkvara, mis võimaldab teil oma meeskonda tõhusalt hallata, võtate kindlasti osa stressist maha ja tagate, et saate samal platvormil ühendust hoida. Lõppkokkuvõttes aitab see teil tagada, et teie üritus kulgeb alati tõhusalt, eriti hädaolukorras.
5. Valmistuge ilmastikuks
Kus iganes te üritust korraldate, on ilm tõenäoliselt üks peamisi tegureid, eriti kui üritus toimub õues. Ilm on ettearvamatu ja see tegur võib ürituse planeerimisel probleeme tekitada.
Võimaluse korral on hea mõte omada varuplaani. Kontrollige ilmaprognoosi nii sageli kui võimalik ja valmistuge kõigiks võimalikeks stsenaariumideks. Kuigi vihm tõenäoliselt maratoni ei häiri, mõjutab see liiklust ja pealtvaatajaid, nii et isegi kui võistlus ise toimub, peate mõtlema nende peale, kes osalevad.
Samamoodi võib eriti kuum päev põhjustada igasuguseid probleeme nii sportlastele kui ka osalejatele ja personalile. Peate hoolitsema selle eest, et oleks piisavalt varjualuseid ja et osalejatel oleks piisavalt vett, et nad saaksid piisavalt vedelikku.
Samuti soovitame lugeda:
