Когда вы начинаете процесс планирования, вам необходимо понять основную цель вашего спортивного мероприятия, и тогда вы сможете разбить процесс планирования на легко управляемые этапы. Погружаясь в процесс, необходимо ответить на следующие вопросы:
Чем подробнее вы ответите на эти вопросы, тем лучше вы спланируете свое мероприятие. Затем вы можете приступить к следующим основным шагам:
1. Определите ожидаемую посещаемость мероприятия и количество необходимого персонала
Ни одно мероприятие не может функционировать без необходимого количества персонала и волонтеров. Одна из основных проблем крупных спортивных мероприятий заключается в том, что они проводятся на нескольких площадках или маршрутах, и это может быть проблематично, так как вам придется привлекать большое количество сотрудников и добровольцев для организации и управления каждым участком.
Имейте в виду, что, помимо самих участников мероприятия, будет много фанатов, поэтому даже менее масштабные мероприятия могут быстро стать трудноуправляемыми. Именно здесь важную роль сыграет исследование. Потратьте время на изучение прошлых мероприятий, чтобы оценить ожидаемую явку и убедиться, что у вас достаточно большая команда для эффективного управления мероприятием.
Как только вы получите четкое представление о том, сколько сотрудников и волонтеров вам необходимо, начните процесс набора. Начните с продвижения вашей веб-страницы регистрации волонтеров и формы регистрации на вашем сайте, либо на платформе для проведения мероприятий, а также в социальных каналах, чтобы привлечь волонтеров на ваше мероприятие. Ваша страница мероприятия не только обеспечивает центральное место для регистрации добровольцев, но и позволяет всем заинтересованным лицам размещать сообщения в разделе обсуждений или писать вам напрямую. У людей будут вопросы, и вы сможете легко и публично ответить на них.
2. Обеспечьте безопасность места проведения
Пока у вас не будет определена площадка или место проведения, вы не сможете продвинуться в планировании, поэтому убедитесь, что этот вопрос стоит на первом месте в вашем списке, когда речь идет об организации. Необходимо учесть ряд практических моментов. В зависимости от вида спорта, который вы проводите, количество площадок в вашем регионе может быть ограничено. Например, может быть всего один или два гимнастических клуба, в которых есть свободные места. Напротив, если вы проводите футбольный турнир, то на выбор может быть большое количество полей.
Транспорт - часто один из самых сложных вопросов для организации, поэтому, когда основное место проведения мероприятия определено, вам нужно подумать о том, как люди будут добираться на ваше мероприятие и обратно, а также передвигаться по площадке (площадкам) в соответствующий день. Например, нужно ли вам обращаться к местным властям за разрешением на перекрытие какого-либо района города? Для того чтобы получить необходимые разрешения до начала мероприятия, вам необходимо продумать все заблаговременно.
3. Упростите продажу билетов и регистрацию
Нет ничего более неприятного для клиентов, чем сложный процесс покупки. Вот почему важно инвестировать в удобный и простой инструмент продажи билетов, чтобы упорядочить весь процесс. Клиенты должны иметь возможность приобрести билеты непосредственно на вашем сайте, а также вы можете подумать о том, чтобы сделать билет на мероприятие доступным и через ваши каналы социальных сетей.
Что касается регистрации спортсменов, вам необходимо обеспечить простоту процесса регистрации. Отличным вариантом является онлайн-форма регистрации на вашем сайте. Затем обязательно поддерживайте связь с участниками на регулярной основе, чтобы они были в курсе всех событий, предшествующих знаменательному дню.
4. Серьезно отнеситесь к безопасности
Спортивные мероприятия, на которых разыгрываются медали, время финиша и награды, часто собирают самых конкурентоспособных спортсменов в мире. Будь то опытные спортсмены или просто желающие собрать средства для выбранной благотворительной организации, не исключено, что участники будут доводить свои тела до предела.
Убедитесь, что на месте находится надлежащий медицинский персонал, готовый оказать помощь при мелких травмах игроков или болельщиков. Убедитесь, что у вас есть все необходимое для оказания помощи участникам в случае необходимости - от волонтеров, оказывающих первую помощь, до регулярных пунктов приема воды.
По возможности используйте волонтеров и персонал мероприятия по максимуму, привлекая их для оказания помощи. Использование программного обеспечения для управления мероприятиями, которое позволит вам эффективно управлять своей командой, несомненно, снимет часть стресса и обеспечит вам возможность поддерживать связь на одной платформе. В конечном итоге это поможет вам обеспечить эффективное проведение мероприятия в любое время, особенно в случае чрезвычайной ситуации.
5. Подготовьтесь к погоде
Где бы вы ни проводили мероприятие, погода, скорее всего, будет одним из ключевых факторов, особенно если мероприятие проводится на улице. Погода не предсказуема, и этот фактор может создать проблемы при планировании мероприятия.
По возможности стоит иметь запасной план. Проверяйте прогноз погоды как можно чаще и готовьтесь ко всем возможным вариантам развития событий. Хотя ливень вряд ли помешает проведению марафона, он повлияет на транспорт и зрителей, поэтому даже если сам забег состоится, вам нужно будет подумать о тех, кто будет присутствовать на нем.
Аналогично, особенно жаркий день может привести к разного рода проблемам как для спортсменов, так и для участников и персонала. Вам нужно позаботиться о том, чтобы было много мест, где можно укрыться в тени, и запастись водой в достаточном количестве, чтобы обеспечить поддержание водного баланса организма участников.
Также рекомендуем вам почитать:
9 привлекательных идей оформления стендов экспонентов
Узнайте больше о возможностях платформы для проведения мероприятий OnlineExpo
